Het inkoop- en facturatieproces: Inkooporders

Om je goederen, diensten en/of werken te leveren aan Royal Schiphol Group dien je in het bezit te zijn van een geldige inkooporder. In deze inkooporder staat een omschrijving van de te leveren goederen, diensten en/of werken, hoeveelheid en prijs, leverdatum en de van toepassing zijnde voorwaarden. Een inkooporder geldt als opdrachtverstrekking vanuit Royal Schiphol Group. Houd er daarom rekening mee dat zonder een inkooporder je opdracht nog niet formeel bevestigd is en je nog niet kunt beginnen met de werkzaamheden.

Het inkoopordernummer heb je ook nodig om te kunnen factureren. Zonder inkoopordernummer worden facturen niet voldaan. Daarnaast mag een factuur pas verstuurd worden nádat (deel)oplevering heeft plaatsgevonden en nádat deze is goedgekeurd, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Het is van belang om alle relevantie informatie op de factuur te vermelden, waardoor je ons eerder in staat stelt zorg te dragen voor een tijdige betaling van je factuur. Schiphol Group stelt een aantal eisen voor het gebruik van het (digitaal) toesturen van facturen, die in onderstaande FAQ’s worden uitgelegd.

Wist je dat...

... Het ook mogelijk is om je facturen digitaal te sturen naar Schiphol Group? Mail je pdf-facturen naar het volgende e-mailadres: invoices@schiphol.nl. Wanneer wij je facturen digitaal ontvangen kunnen wij deze sneller in behandeling nemen en schakelen bij eventueel geconstateerde manco’s.

Ik wil Royal Schiphol Group een factuur sturen, maar ik heb geen inkoopordernummer ontvangen voor de betreffende levering. Met wie kan ik contact opnemen?

Je contactpersoon binnen Royal Schiphol Group, die je de opdracht heeft gegeven tot het leveren van goederen/diensten/werken, is hiervoor de aangewezen persoon.

Wanneer ontvang ik mijn inkooporder?

Nadat Schiphol Group je offerte heeft geaccepteerd en – indien noodzakelijk – na overeenstemming van de overeenkomst.

Hoe ontvang ik mijn inkooporder?

De inkooporder wordt digitaal goedgekeurd. Dit betekent dat er geen handtekening meer op de inkooporder staat. Een of meerdere procuratiehouder(s) die namens Royal Schiphol Group gemachtigd zijn om inkoopovereenkomsten aan te gaan, doen deze digitale goedkeuring. De na(a)m(en) staan op de inkooporder. Vervolgens ontvang je een e-mail van NoReplyToEBS@Schiphol.nl met in de bijlage de inkooporder (pdf).

Wanneer stuur ik mijn factuur?

Je kunt een factuur pas versturen nádat (deel)oplevering heeft plaatsgevonden en nádat deze is goedgekeurd, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

Wat zijn de richtlijnen waaraan mijn (digitale) factuur aan Royal Schiphol Group moet voldoen?

Wij kunnen je factuur en betaling tijdig verwerken als alle relevantie informatie op je factuur staat, zoals:

  • Vanuit de Belastingdienst ben je verplicht om een aantal basisgegevens op je factuur te vermelden. Raadpleeg hiervoor de site van de Belastingdienst.

Voor facturatie aan Royal Schiphol Group specifiek, gelden daarnaast de volgende eisen:
- Alle facturen moeten worden voorzien van een inkoopordernummer of - in overleg - een kostenplaatsnummer.

  • De factuur moet gericht zijn aan:

Schiphol Nederland B.V.
ACCOUNTING HOUSE. LOCATIE 99-99
Postbus 7501
1118 ZG SCHIPHOL

  • Je kunt je facturen digitaal (invoices@schiphol.nl) of per post aanbieden. Wanneer wij je factuur digitaal ontvangen, kunnen wij deze sneller in behandeling nemen en schakelen bij eventueel geconstateerde manco's.

  • Stuur je je factuur per e-mail? Zorg ervoor dat je de factuur in separate pdf bestanden meestuurt. Dit betekent dat één pdf bestand één factuur inclusief bijlagen mag bevatten.

Daarnaast dient er per business unit van Royal Schiphol Group een aparte e-mail gestuurd te worden met facturen. De business units onderscheiden zich door het eerste nummer van een inkoopordernummer of een kostenplaatsnummer (bijvoorbeeld 10,20,30,40,60,70,80,etc.).

  • Op de factuur staan je bankgegevens vermeld. Indien je een buitenlandse bank hebt, vergeet dan niet zowel de naam van de bank als het bankfiliaal te vermelden.

  • Indien de WKA/WIA regeling van toepassing is, moet je dit ook vermelden op je factuur, inclusief het WKA percentage en de G-rekening. Meer informatie hierover nodig? Ga naar het kopje ‘Overig’ op de pagina Documenten en Juridische Voorwaarden.

  • Indien de BTW-heffing verlegd wordt naar Royal Schiphol Group, moet dit ook op je factuur staan.

Indien je niet aan deze voorwaarden voldoet, nemen wij de factuur niet in behandeling en zijn wij genoodzaakt om de factuur retour te sturen. Als we dat doen, wij we je vriendelijk geen creditnota te sturen om verwarring te voorkomen.

Hoe kan ik mijn factuur aan Royal Schiphol Group versturen?

Je kunt je digitale factuur in pfd-formaat altijd versturen naar invoices@schiphol.nl. Voor meer informatie over digitale facturering neem contact met de crediteurenadministratie via crediteuren@schiphol.nl.

Liever per post versturen? Dit is het factuuradres:

Schiphol Nederland B.V.
ACCOUNTING HOUSE. LOCATIE 99-99
Postbus 7501
1118 ZG SCHIPHOL

Wanneer wordt mijn factuur betaald?

Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen zal betaling plaatsvinden binnen 30 (dertig) dagen na factuurdatum en na goedkeuring van je factuur.

Wat is de betalingsstatus van mijn factuur?

Hiervoor neem je contact op met je contactpersoon die op de inkooporder staat vermeld. Of stuur een e-mail, onder vermelding van het inkoopordernummer, naar de afdeling Accounting House via het e-mailadres crediteuren@schiphol.nl.

Ik heb een aanmaning gestuurd naar Royal Schiphol Group. Met wie kan ik hierover contact opnemen?

Voor vragen over de aanmaning kun je terecht bij crediteuren@schiphol.nl.

Mijn gegevens zijn gewijzigd. Waar geef ik dit door?

Alle wijzigingen t.a.v. je (e-mail)adresgegevens en/of bankgegevens kun je doorgeven aan procurement@schiphol.nl. Gaat het om een e-mailadres waaruit je elektronische facturen verstuurd? Mail dan je wijziging aan crediteuren@schiphol.nl.