Planning en procedure - Planning en procedure

Donatieaanvragen kunnen tot de sluitingsdatum worden ingediend. Aanvragen die na deze datum worden ontvangen worden meegenomen naar de volgende donatieronde.

Het is aan te raden om uw aanvraag 4 tot 6 maanden voor de realisatie van het project in te dienen bij het secretariaat van het Schipholfonds.

Planning 2018

Algemene donaties (max. € 15.000) en bijzondere donaties (> € 15.000)

Sluiting indienen aanvraag   Vergadering bestuur   Datum uitreiking  
vr 26 januari   vr 16 februari vr 16 maart
vr 27 april   do 24 mei vr 22 juni
vr 13 juli   vr 7 september vr 28 september
vr 5 oktober   do 1 november vr 23 november

Aanvragen voor algemene en bijzondere donaties kunnen het hele jaar worden ingediend en zullen tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering worden besproken.

Uitreiking bij algemene donaties vindt plaats bij Schiphol Group op één van de genoemde data, uitreiking bij bijzondere donaties vindt plaats op een in overleg te bepalen datum en tijd en bij de vereniging zelf.

Behandelprocedures

Wat gebeurt er nadat ik een aanvraag voor een algemene of bijzondere donatie heb ingediend?

Behandelprocedure algemene aanvraag

1. De aanvraag wordt getoetst aan de voorwaarden:

  • Voldoet niet: u ontvangt een schriftelijke afwijzing en wij sturen u de bij de aanvraag behorende documenten retour.
  • Voldoet wel: U ontvangt een schriftelijke bevestiging per e-mail dat uw aanvraag in behandeling is genomen.
  • Uw aanvraag wordt in de eerstvolgende bestuursvergadering ter beoordeling aan het bestuur voorgelegd.

2. De aanvraag is door het bestuur beoordeeld tijdens de bestuursvergadering:

  • U ontvangt binnen 2 weken na de bestuursvergadering schriftelijk bericht over toe- of afwijzing.
  • Het bedrag van de donatie wordt pas bekendgemaakt tijdens de uitreiking, waarvoor u een uitnodiging ontvangt.

3. Financiële verklaring en betaling:

  • Tijdens de uitreiking ontvangt u een financiële verklaring. Deze moet worden ingevuld en ondertekend en het origineel per post worden teruggestuurd. Bij de verklaring verstrekt u aan het Schipholfonds de getekende offerte of opdrachtbevestiging van datgene wat wordt aangeschaft met de aan u toegekende donatie.
  • Na ontvangst daarvan zal de financiële administratie tot betaling overgaan.

4. Financiële verantwoording:
Met het invullen en ondertekenen van de financiële verklaring verplicht u zich tot financiële verantwoording over het ontvangen bedrag. Deze verantwoording moet binnen een jaar na uitbetaling in ons bezit zijn. Wij verzoeken u de facturen en betalingsbewijzen van de aan u toegekende donatie per post naar ons toe te sturen.

Behandelprocedure bijzondere aanvraag

1. De aanvraag wordt getoetst aan de voorwaarden:

  • Voldoet niet: u ontvangt een schriftelijke afwijzing en wij sturen u de bij de aanvraag behorende documenten retour.
  • Voldoet wel: uw aanvraag wordt in de eerstvolgende bestuursvergadering ter beoordeling aan het bestuur voorgelegd.

2. De aanvraag is door het bestuur beoordeeld tijdens de bestuursvergadering:

  • U ontvangt binnen 2 weken na de bestuursvergadering schriftelijk bericht als de aanvraag is afgewezen.
  • Als het bestuur de aanvraag interessant vindt wordt u uitgenodigd om een toelichting te komen geven.
  • Na dit gesprek neemt het bestuur een besluit over een donatie.
  • Als de aanvraag gehonoreerd wordt, vindt uitreiking plaats in overleg en bij de organisatie zelf.

3. Financiële verklaring:

  • Op het moment dat u het bedrag nodig heeft om uw bijzondere project te realiseren, kunt u om een financiële verklaring vragen. Deze moet worden ingevuld en ondertekend en het origineel per post worden teruggestuurd. Bij de verklaring verstrekt u aan het Schipholfonds de getekende offerte of opdrachtbevestiging van datgene wat wordt aangeschaft met de aan u toegekende donatie.
  • Na ontvangst daarvan zal de financiële administratie tot betaling overgaan.

4. Financiële verantwoording:
Met het invullen en ondertekenen van de financiële verklaring verplicht u zich tot financiële verantwoording over het ontvangen bedrag. Wij verzoeken u om, zo snel mogelijk na de realisatie van het project maar in ieder geval binnen een jaar, de facturen en betalingsbewijzen van de aan u toegekende donatie per post naar ons toe te sturen.