Interview Ronald Pronk: Kansen en uitdagingen tijdens coronacrisis

Vóór de lockdown waren de uitdagingen binnen het project HT1 al aanzienlijk. Ronald: ‘We hebben binnen dit project niet alleen te maken met ons team van de bouwcombinatie Operations First van 50 tot 60 man – denk aan engineers, werkvoorbereiders en werkbegeleiders – en talrijke onderaannemers, maar ook met veel stakeholders, zoals KLM en businessunits van Schiphol, zoals Operations en Security. Dat maakt het uitdagend.’

Samen met Engie vormt VolkerWessels Bouw Schiphol de bouwcombinatie Operations First. De bouwcombinatie is de main contractor voor de Herontwikkeling Vertrek en Lounge 1 op Schiphol.

Passagiersstromen

‘Bovendien hadden we voor de lockdown te maken met de dagelijkse operatie van passagiersstromen op Schiphol en de wensen en eisen die daarbij horen. Een belangrijk stijg- en daalpunt kun je bijvoorbeeld niet zomaar afsluiten; daar maken immers normaal gesproken duizenden mensen per dag gebruik van. Dit betekende dat we op sommige plaatsen maar een aantal uren in de nacht konden werken, terwijl er toch een strakke planning gehaald moet worden.’

Vanaf de lockdown

De lockdown was voor dit project dus een geschenk uit de hemel? ‘In eerste instantie denk je: wat komt er allemaal op ons af? Wat zijn de onzekerheden? Als een project al zo tijd- en prestatiegedreven is, is het niet handig als personeel ziek wordt of leveringen worden uitgesteld. Veel leveringen komen uit het buitenland: Zweden, Duitsland, Italië en zelfs China.

Al met al is dat erg meegevallen, ondanks aankondigingen van leveranciers dat het misschien zou gebeuren. In sommige landen was de corona al over z’n hoogtepunt heen, waardoor er toch weer producten deze kant op konden komen.’

Alle hens aan dek

Organisatorisch was het bij project HT1 alle hens aan dek toen de lockdown werd afgeroepen. ‘Van de een op de andere dag moesten zo’n 35 tot 40 mensen van ons team thuiswerken. Dat maakt het vanaf dag 1 spannend: hoe gaan we iedereen bereiken, zodat iedereen op de hoogte blijft, de juiste informatie heeft en we het project draaiende kunnen houden?’

Online meetings

‘We hebben meteen een online overleg ingevoerd met het interne team van Schiphol dat om de dag plaatsvond. Dat was heel belangrijk in de beginperiode. Je kunt immers niet meer bij elkaar binnenlopen, maar iedereen moet wel op de hoogte blijven en de ontwikkelingen blijven volgen.’ Lachend: ‘Ik vind, en dat wordt breeduit gedeeld, dat we tijdens de online meetings zelfs iets efficiënter zijn gaan werken.’

‘Tijdens fysieke meetings spring je vaak van de hak op de tak, praat je regelmatig door elkaar heen en wordt er niet altijd evenveel structuur aangehouden. Juist bij online meetings is structuur nodig, omdat het veel intensiever is. Ook werkt het niet bij een online overleg als je door elkaar heen praat. Daarvoor hebben we toen richtlijnen opgesteld.’

‘Aan het begin van iedere meeting doet bijvoorbeeld iedereen zijn microfoon uit, en als je iets wilt zeggen, steek je je hand op. Ik merkte dat uiteindelijk iedereen beter was voorbereid, er beter werd geluisterd naar elkaar en zaken toch sneller werden afgehandeld. Zowel intern als extern hebben we de online meetings als positief ervaren.’

Veiligheid op werkvloer

Ook op de werkvloer werd er het een en ander aangepast. ‘We volgen de richtlijnen van het RIVM en Bouwend Nederland. Om de werkvloer veilig te kunnen houden, hebben we meteen de 100 man aan uitvoerenden gesplitst en de helft naar huis gestuurd. De helft werkt nu in de avond, de andere helft overdag. Werk je in kleine ruimtes, dan delen we mondkapjes uit. Ook wordt er geschaft in dubbele shifts.’

Sneller werken

‘Terugkijkend vind ik dat we een mooie switch hebben gemaakt in de eerste week na de lockdown. Zo hebben we vanuit het management per gebied een analyse gemaakt: hoe gaan de stakeholders acteren tijdens de lockdown en kunnen we daarvan gebruikmaken door de werkzaamheden soepeler en sneller te laten verlopen? Blijft KLM bijvoorbeeld nog vliegen en blijven er passagiers komen?

Na de lockdown waren er geen passagiers meer in de KLM Businessclass Lounge. We hebben toen vrijwel gelijk de werkzaamheden daaromheen opgevoerd van 2 tot 4 uur in de nacht naar 8 tot 12 uur per dag. Niemand had immers last van ons.

Datzelfde gold voor het belangrijkste stijg/daalpunt van Plaza richting Vertrek 1: ook die mocht dicht. De verwachting was dat de luchthaven 1 juni weer openging. We hebben de uitdaging opgepakt om het werk voor die datum klaar krijgen en dat is gelukt.’

Trots op teamwork

‘Al met al ben ik trots op de afgelopen periode, over het teamwork dat we hebben laten zien. Dat was er sowieso al, maar tijdens de coronacrisis was dat er nog eens extra. Ook hebben we waar mogelijk de kansen gepakt door werk te versnellen en daarmee achterstanden in te lopen, zodat we de oorspronkelijke planning kunnen aanhouden.

De coronacrisis heeft ook inzichten opgeleverd: ons team en onze overlegpartners komen van heinde en ver met de auto. We hebben nu gezien dat die online meetings helemaal geen slechte keus is: daar blijven we ook in de toekomst zeker gebruik van maken.