Het EES is een IT-systeem dat gegevens registreert over niet-EU-burgers die kort (tot 90 dagen binnen een periode van 180 dagen) in Europa verblijven. Telkens wanneer ze de buitengrenzen van het Schengengebied passeren, registreert het systeem hun binnenkomst en vertrek. Het EES vervangt het handmatige stempelen van de paspoorten.
Voor elke niet-EU burger die de Schengengrens passeert, wordt een EES dossier aangemaakt op basis van het paspoort. Steeds vaker wordt ook biometrie toegevoegd aan het EES dossier in de vorm van een scan van het gezicht en vingerafdrukken.
Het systeem registreert verder de datum en plaats van in- en uitreis. Ook weigeringen van toegang worden geregistreerd. Het systeem haalt daarnaast visa-informatie op uit het Europese Visa Information System. De EU wil met het centrale systeem de buitengrenzen beter beheren. Een EES-registratie is drie jaar geldig. Krijgt de niet-EU-burger binnen die termijn een nieuw paspoort, dan is een nieuwe EES-registratie vereist.
Alle niet EU-burgers moeten zich registreren, onafhankelijk van leeftijd. Ook maakt het niet uit of een passagier reist als VIP, Privium-lid of PRM. Er zijn slechts enkele uitzonderingen waarbij een niet EU-burger zich niet hoeft te registreren. Deze zijn te vinden in de FAQ op de EU-website. Een uitzondering geldt bijvoorbeeld voor crew, als zij in bezit zijn van een crew registratiedocument.
Het EES voldoet aan de privacywetgeving (de Europese GDPR). Alle informatie hierover is te vinden op de website van de Koninklijke Marechaussee.