Om het vergunningenproces goed te laten verlopen heeft Schiphol een speciale tool ontwikkeld: de Integrale Vergunningen Tool (IVT). In de tool kun je aan de hand van een vragenlijst inzichtelijk maken welke vergunningen je nodig hebt voor het project of de werkzaamheden. Je vraagt de vergunningen ook aan in de tool en de toetsers of vergunningencoördinatoren beoordelen de aanvraag en geven feedback.
Voor gebruik van de IVT heb je een IVT-account én een Schiphol-account nodig.
Let op: Main contractors en Schiphol-medewerkers dienen hun Schiphol-account via hun eigen organisatie aan te vragen.
Na het invullen van de vragenlijst in de IVT volgt een overzicht met interne en externe vergunningen.
De interne vergunningen worden door Schiphol zelf verleend. De aanvragen die bij Schiphol worden ingediend worden beoordeeld door toetsers of vergunningencoördinatoren van Schiphol. Je ontvangt binnen de afgesproken termijnen een terugkoppeling over de aanvraag in de vorm van een toekenning, verzoek om aanvullende gegeven of afwijzing van een vergunning.
De interne vergunningen worden voornamelijk in de IVT aangevraagd. In de IVT is het aangegeven als de vergunningsaanvraag in een ander systeem moet worden ingediend.
De externe vergunningen worden door het bevoegd gezag verleend. Voor externe vergunningen verschilt het vergunningenproces afhankelijk van wie de opdrachtgever van het project of de werkzaamheden is.
Als Schiphol niet de opdrachtgever is van het project of de werkzaamheden heeft Schiphol ten aanzien van de externe vergunningen een adviserende rol. De aanvrager dient de externe vergunningen zelf aan te vragen bij het bevoegd gezag.
Voor projecten waar Schiphol zelf de opdrachtgever is worden de externe vergunningen bij het bevoegd gezag aangevraagd door de vergunningencoördinatoren van de HSE-afdeling.
Bij de aanvraag van een externe vergunning, dien je de benodigde informatie en documenten aan te leveren bij de betreffende vergunningencoördinatoren. De vergunningencoördinator beoordeeld de informatie en dient de aanvraag in bij het bevoegd gezag. De ingediende aanvraag wordt getoetst door het bevoegd gezag. Je ontvangt binnen de wettelijke termijn een terugkoppeling van de vergunningencoördinator over de aanvraag in de vorm van een toekenning, verzoek om aanvullende gegeven of afwijzing van een vergunning.
Bij complexe projecten wordt het Centraal Meldpunt Vergunningen (CMV) automatisch door de IVT aangehaakt. Het CMV bepaalt of het noodzakelijk is het project toe te lichten tijdens een Coördinatie Overleg Vergunningen (COV).
Het CMV kan advies geven over het overzicht met benodigde vergunningen en het aanvragen van de deze vergunningen. Het CMV is te benaderen door een mail te sturen naar vergunningen@schiphol.nl.
Je kan pas starten met de werkzaamheden als alle benodigde (zowel interne als externe vergunningen) zijn verleend. Tijdens het uitvoeren van het project of de werkzaamheden moet voldaan worden aan de afspraken en/of voorschriften waaronder de vergunningen verleend zijn. Schiphol ziet toe of de voorwaarden die in de interne vergunningen gesteld worden nageleefd worden. Het bevoegd gezag handhaaft op voorschriften in de externe vergunningen.