Een rode loper onderaan de vliegtuigtrap, bontmutsen van de Koninklijke Marechaussee en wapperende vlaggen hoog in de top; als we op Schiphol een staatsbezoek ontvangen, laten we niets aan het toeval over. Wat er allemaal precies komt kijken bij zo'n bijzonder bezoek? Je leest het in deze blog.
Vast niet iedereen zal dit weten maar een ‘gewoon’ bezoek van een staatshoofd noemen we geen staatsbezoek maar een werkbezoek. Van een staatsbezoek is pas sprake als er ook een ontmoeting met ons eigen staatshoofd koning Willem-Alexander in het programma is opgenomen. Dat gebeurt ongeveer twee keer per jaar en wordt door het ministerie van Buitenlandse Zaken in samenspraak met het koningshuis bepaald.
Als duidelijk is dat er een staatsbezoek gaat plaatsvinden, stuurt het ministerie een verzoek naar Schiphol. Daar hebben we een speciaal team dat verantwoordelijk is voor het organiseren van staatsbezoeken: Special OPS. Zij gaan met het verzoek van het ministerie aan de slag.
Ze werken hierbij in de basis met een vast protocol maar ieder bezoekend land heeft verschillende wensen, bijvoorbeeld op het gebied van securityeisen, geloofsovertuigingen of protocollen. Zo is het in Westerse landen gebruikelijk dat de vlaggen tijdens de aankomst links hangt, terwijl dat voor niet-Westerse landen juist andersom is. Ieder bezoekend land kent z'n eigen cultuur en gebruiken en het is belangrijk dat we ons daar bewust van zijn. We willen onze gasten tenslotte niet beledigen.
Voorafgaand aan het bezoek komt er een zogenaamde ‘advanced party’ naar Schiphol. Dit is een afvaardiging van het bezoekende land, bestaande uit leden van de hofhouding, beveiligers en andere functionarissen. Samen met een contactpersoon van het ministerie en de Koninklijke Marechaussee (KMar) bespreken we waar we rekening mee moeten houden. Met welk toestel komen ze naar Schiphol? Hoe laat? Welke beveiliging is er nodig? Vervolgens gaan alle partijen met de input aan de slag.
Als alle voorbereidingen klaar zijn, is het wachten op het bezoek zelf. We hebben drie vaste locaties waar we staatsbezoeken ontvangen, afhankelijk van het type toestel en de periode van het jaar. Op de dag zelf zorgt Special OPS samen met de afhandelaar voor de laatste details. Bijvoorbeeld de juiste plek van de rode loper. Die moet natuurlijk kaarsrecht en precies voor de deur liggen dus bepalen we van tevoren waar het neuswiel komt te staan.
Als het toestel is geland, rijdt direct een stoet met voertuigen onder motorbegeleiding voor. Deze wordt geregeld door de Dienst Koninklijk Huis of door het bezoekende land zelf en is vooraf al door de KMar gecontroleerd. Langs de rode loper staat - naast een welkomstdelegatie van ministers en leden en/of afgevaardigden van het koninklijk huis en ambassades – ook ceremonieel van de KMar, de zogenaamde bontmutsen. Leuk weetje: de hoeveelheid bontmutsen wordt bepaald aan de hand van status van het bezoekende staatshoofd.
Die stapt vervolgens met de rest van de delegatie in de gereedstaande auto's en de stoet verlaat onder begeleiding van de motorrijders de luchthaven. Zolang het bezoekende staatshoofd in Nederland is, blijft het vliegtuig gewoon op Schiphol staan. Als het staatsbezoek afgelopen is, wordt het toestel klaargemaakt voor vertrek. We weten van tevoren hoe laat dat ongeveer is, dus daar houden we rekening mee. Is de delegatie weer aan boord? Dan melden ze dat aan de verkeerstoren. Die zorgt dat ze snel weer kunnen vertrekken. Ons werk is gedaan, op naar het volgende staatsbezoek!